Secrétariat d'un cabinet de thérapie : ce qu'on délègue, ce qu'on garde (guide 2026)

Le téléphone sonne pendant une séance, trois messages WhatsApp attendent et la facture de mardi n'est toujours pas partie. Confier une partie du cabinet à quelqu'un soulage vite, à condition de décider avant ce que cette personne voit et ne voit pas. Voici la répartition, les textes qui l'encadrent au Maroc et la méthode pour la mettre en place.

Pourquoi la question arrive toujours trop tard

On recrute dans l'urgence, le jour où l'agenda déborde. Les règles s'écrivent après, ou jamais.

• Le premier secrétariat est souvent informel. Un proche qui dépanne, une personne partagée avec le cabinet voisin, quelques heures payées à la semaine. Plus la relation est familière, moins on ose poser un cadre.
• Les outils ne séparent rien d'eux-mêmes. Un cahier de rendez-vous ouvert sur le bureau, un téléphone partagé, un dossier en ligne accessible à tous, un logiciel avec un seul identifiant.
• Le secrétariat voit plus qu'on ne le croit. Savoir qu'une personne consulte un thérapeute dit déjà quelque chose de sa santé. Un nom dans un agenda est une donnée sensible avant même la première note.
• Le départ n'est jamais prévu. Le jour où la personne s'en va, elle part avec ses accès, son WhatsApp et parfois le carnet d'adresses du cabinet.

La répartition en un tableau

La méthode en sept étapes

Étape 1. Écrire le périmètre sur une page

Ce qui n'est pas écrit sera fait différemment par chacun.

• Listez les tâches confiées, les heures de présence et les canaux tenus : téléphone du cabinet, WhatsApp du cabinet, email.
• Ajoutez ce qui ne se traite jamais seul : demande hors de votre champ, situation d'urgence, plainte, demande venant d'un tiers, demande d'attestation.
• Relisez la page ensemble le premier jour, datez-la, et mettez-la à jour quand une tâche s'ajoute.

Étape 2. Poser la confidentialité par écrit

La loi s'applique déjà ; l'écrit la rend visible.

• L'article 26 de la loi 09-08 soumet au secret professionnel les personnes qui ont connaissance de données personnelles dans l'exercice de leurs fonctions, même après avoir cessé de les exercer.
• L'article 446 du code pénal punit la révélation d'un secret par toute personne qui le détient de par ses fonctions, permanentes ou temporaires : d'un à six mois d'emprisonnement et de 1 200 à 20 000 dirhams d'amende, selon le texte cité par La Vie éco.
• L'article 25 de la loi 09-08 ajoute que la personne qui agit sous votre autorité ne traite les données que sur vos instructions.
• Faites signer un engagement court, annexé au contrat ou séparé. Voici une base.

Je soussigné(e) [nom], chargé(e) du secrétariat du cabinet de [nom du thérapeute], m'engage à ne communiquer à quiconque, pendant mes fonctions et après leur fin, aucune information sur les personnes reçues au cabinet, y compris le fait qu'elles consultent. J'utilise les accès qui me sont confiés pour les seules tâches décrites dans ma fiche de poste, sur instruction du cabinet. Je ne conserve aucune donnée du cabinet sur un appareil personnel. Le jour de mon départ, je restitue les clés, le téléphone du cabinet et tout document.

Fait à [ville], le [date]. Signature.

Étape 3. Donner des accès séparés, jamais partagés

Un identifiant par personne, des droits adaptés à son rôle.

• L'article 24 de la loi 09-08 demande à celui qui traite des données de santé de garantir que seules les personnes autorisées y accèdent. Un mot de passe commun rend ce contrôle impossible : vous ne savez plus qui a fait quoi, ni comment retirer un seul accès.
• Le secrétariat accède à l'agenda, aux coordonnées et aux paiements. Pas aux notes, ni aux comptes rendus, ni aux écrits cliniques.
• Sur papier, même logique : les notes dans un meuble fermé à clé, ailleurs que le planning.
• Le téléphone et le WhatsApp du cabinet appartiennent au cabinet. Jamais un numéro personnel, qui partirait avec la personne.

Étape 4. Préparer les phrases du téléphone

Le secrétariat doit savoir quoi dire, et surtout quoi ne pas dire.

Prise de rendez-vous

Cabinet de [nom], bonjour. Je m'occupe des rendez-vous. S'agit-il d'une première demande ou d'un suivi ? La séance se passe au cabinet ou en visio ? Je vous propose [jour] à [heure] ou [jour] à [heure].

Un tiers demande si une personne consulte

Je ne peux ni confirmer ni démentir qu'une personne est reçue au cabinet. Si vous le souhaitez, je note vos coordonnées.

La personne commence à raconter sa situation

Merci de me le dire. Pour respecter votre confidentialité, je ne prends que ce qui est utile au rendez-vous. Vous pourrez en parler directement avec [nom du thérapeute].

Pour les situations d'urgence, la phrase à dire et les numéros à donner se décident avec vous, à froid, et s'écrivent sur la fiche de poste. Le secrétariat ne les improvise pas.

Étape 5. Organiser ce qui remonte au thérapeute

Une file unique, consultée à heure fixe.

• Un cahier de transmissions, ou une liste de tâches partagée : nom, demande logistique, rappel souhaité. Aucun contenu clinique.
• Deux moments par jour pour la lire, par exemple entre les séances du matin et celles de l'après-midi.
• Ce qui remonte tout de suite : une urgence, une plainte, une demande d'avocat ou d'administration, une demande hors de votre champ.
• Pour le motif, le secrétariat note le minimum utile : type de séance, format, langue, disponibilités. Le reste, le patient vous le dira.

Étape 6. Confier l'argent avec des règles fixes

Les montants et les exceptions restent votre décision.

• Une grille tarifaire écrite et une règle d'annulation écrite : le secrétariat applique, il ne négocie pas.
• Il établit les notes d'honoraires et les factures, enregistre le mode de paiement, la date et la référence de virement.
• Il envoie le premier rappel d'une séance impayée avec un message que vous avez validé. Au-delà, vous reprenez la main, comme le détaille notre guide de relance des impayés.
• Une remise, un report, une séance offerte : vous décidez, le secrétariat l'apprend ensuite.

Étape 7. Prévoir le départ dès l'arrivée

Un départ se prépare le premier jour.

• Tenez la liste des accès ouverts : logiciel, boîte email, WhatsApp du cabinet, dossiers en ligne, alarme, clés.
• Le jour du départ : retrait de chaque accès, restitution du téléphone et des clés, changement des codes qui auraient été partagés malgré tout.
• Rappelez par écrit que l'engagement de confidentialité continue après la fin du contrat, comme le prévoit l'article 26.

Sur place, partagé ou à distance : trois cas

Un secrétariat sur place, salarié du cabinet. C'est le cas le plus simple à cadrer. Pensez à l'acoustique : ce qui s'entend depuis l'accueil, ce qui se dit au téléphone devant la salle d'attente, ce qui reste affiché à l'écran quand un patient s'approche du bureau.

Un secrétariat partagé entre plusieurs praticiens. Chaque praticien reste responsable des données de ses patients. Écrivez ensemble qui voit l'agenda de qui, qui facture pour qui, et ce qui se passe quand un praticien quitte le cabinet. Les notes de chacun restent hors de portée de l'accueil.

Un télésecrétariat. Le prestataire est un sous-traitant au sens de la loi 09-08. L'article 23 demande de le choisir parmi ceux qui offrent des garanties suffisantes, et de signer un contrat qui précise qu'il n'agit que sur vos instructions et qu'il est tenu aux mêmes obligations de sécurité. Demandez où sont stockés les messages et les enregistrements d'appels, et dans quel pays : l'article 43 n'autorise un transfert vers un État étranger que si celui-ci assure un niveau de protection suffisant.

Les erreurs à éviter

• Un seul mot de passe pour tout le cabinet. Personne ne sait qui a consulté quoi, et un départ oblige à tout changer.
• Le planning ouvert sur le bureau d'accueil. Un patient qui attend lit les noms du jour.
• Faire évaluer les demandes par le secrétariat. Il pose le rendez-vous, il ne juge pas si la demande relève de vous.
• Un WhatsApp personnel comme ligne du cabinet. Les conversations partent avec elle.
• Parler d'un patient devant l'accueil, même pour une question d'horaire.
• Oublier les accès le jour du départ. C'est l'erreur la plus fréquente et la plus simple à éviter.

Et pour vous ?

Vous exercez seul et débutez. Un secrétariat n'est pas encore nécessaire. Un message d'absence, trois réponses types et une page de réservation absorbent l'essentiel, comme expliqué dans notre méthode des rendez-vous par WhatsApp.

Votre agenda déborde. Commencez par quelques heures par semaine sur les tâches qui coûtent le plus : les appels, les confirmations et les factures. Le reste suivra quand le périmètre aura fait ses preuves.

Vous partagez un cabinet avec des confrères. Un secrétariat commun se rentabilise vite, à condition d'écrire ensemble qui voit quoi, pour qui, et qui décide en cas de désaccord.

Un proche vous dépanne. Les règles sont les mêmes que pour un salarié, engagement écrit compris. Ce sera inconfortable de le lui demander, et c'est justement pour cela qu'il faut le faire.

Vous consultez surtout en visio. Un télésecrétariat suffit souvent. Vérifiez le contrat et l'endroit où vivent les données avant de transférer votre ligne.

À lire aussi

• Répondre à une demande de rendez-vous : les messages que votre secrétariat utilisera au premier contact.
• Prendre ses rendez-vous par WhatsApp sans se faire déborder : la ligne du cabinet, ses horaires et ses réponses types.
• Relancer une séance impayée : l'échelle de relance, et la marche que le secrétariat ne franchit pas.
• Notes de séance du psychologue : ce qui reste hors de portée du secrétariat, et pourquoi.
• Patient qui ne revient plus : qui envoie la relance, et qui signe la clôture.
• Les fonctionnalités de Therapeutia : agenda, facturation, dossiers et comptes d'équipe.
• Demander un accès de test à Therapeutia : nous configurons votre cabinet avec vous.

FAQ

La personne qui tient le secrétariat est-elle tenue au secret professionnel au Maroc ?

Oui. L'article 26 de la loi 09-08 soumet au secret professionnel toute personne qui a connaissance de données personnelles dans l'exercice de ses fonctions, y compris après les avoir quittées. L'article 446 du code pénal vise aussi les personnes qui détiennent un secret par leurs fonctions, permanentes ou temporaires. Un engagement écrit le rend simplement visible. Ceci n'est pas un conseil juridique.

Le secrétariat peut-il lire les notes de séance ?

Rien ne le justifie : il n'en a pas besoin pour gérer l'agenda ou les paiements. L'article 24 de la loi 09-08 demande à celui qui traite des données de santé de garantir que seules les personnes autorisées y accèdent. Concrètement : des accès séparés, et les notes hors de portée.

Que doit savoir le secrétariat du motif de consultation ?

Le minimum pour poser le bon rendez-vous : première demande ou suivi, séance individuelle, de couple ou pour un enfant, au cabinet ou en visio, langue souhaitée. Le récit de la situation est réservé au thérapeute.

Faut-il une clause de confidentialité dans le contrat ?

La loi impose déjà le secret, mais un engagement signé le premier jour rappelle ce qu'il couvre, notamment le simple fait qu'une personne consulte, et qu'il continue après le départ. Faites relire le texte par un juriste ou votre expert-comptable s'il entre dans un contrat de travail.

Un proche peut-il tenir le secrétariat du cabinet ?

Rien ne l'interdit, mais les règles sont les mêmes que pour un salarié : engagement écrit, accès personnels, aucune donnée sur un appareil privé. La vraie difficulté est ailleurs : ne jamais parler des patients à la maison.

Que vérifier avant de confier ses appels à un télésecrétariat ?

Le prestataire est un sous-traitant au sens de la loi 09-08. Son article 23 demande de choisir un prestataire qui offre des garanties suffisantes et de signer un contrat qui précise qu'il n'agit que sur vos instructions. Demandez aussi où sont stockés les messages et dans quel pays.

Le secrétariat peut-il relancer les impayés ?

Oui, pour le premier rappel, avec un message type que vous avez validé. Les exceptions, les reports et la conversation en séance restent votre décision.

Conclusion

Un secrétariat bien cadré rend des heures chaque semaine sans rien coûter à la confidentialité. Tout tient dans trois documents : une page de périmètre, un engagement signé, une liste des accès ouverts. Le code de déontologie des psychologues le résume à sa façon : les données relatives aux personnes reçues doivent être protégées de toute indiscrétion, quelle qu'en soit la forme (article 6).

Dans Therapeutia, le secrétariat a son propre compte, créé par invitation depuis votre espace. Il gère l'agenda, la facturation, la fiche administrative et les pièces jointes du dossier ; rangez donc vos écrits cliniques dans les notes plutôt qu'en pièce jointe. Les notes de séance, l'anamnèse, le suivi et les éléments cliniques de la fiche lui sont fermés au niveau de la base de données : même par un accès technique, il ne peut pas les lire. Il voit le motif que le patient écrit en demandant un rendez-vous, parce qu'il en a besoin pour traiter la demande, et l'export ou la suppression d'un dossier lui sont refusés.